B&B Verpackungstechnik ist ein klassischer mittelständischer Maschinenbauer mit rund 250 Mitarbeitern und etwa 5.000 installierten Maschinen. Gleichzeitig verfolgt das Unternehmen ein ungewöhnlich ambitioniertes Ziel: Im Umkreis von 50 Kilometern will B&B zu den besten KI-Anwendern gehören. Im B2BTalks-Podcast spricht Geschäftsführer Stefan Becker darüber, warum das Unternehmen nicht auf die perfekte KI-Strategie gewartet hat, weshalb die entscheidende Kompetenz aus seiner Sicht im eigenen Unternehmen steckt und warum ausgerechnet KI dabei hilft, ganz klassische Prozessprobleme sichtbar zu machen.
Viele mittelständische Unternehmen beschäftigen sich inzwischen mit künstlicher Intelligenz. Die entscheidende Frage ist längst nicht mehr, ob KI eine Rolle spielen wird, sondern wie daraus ein konkreter Nutzen für das eigene Unternehmen entsteht.
Bei der B&B Verpackungstechnik GmbH aus Hopsten hat man darauf eine bemerkenswert pragmatische Antwort gefunden: anfangen.
Das Familienunternehmen entwickelt und produziert Beutel- und Endverpackungsmaschinen. Zu den wichtigsten Märkten gehören unter anderem Tierfutter, Lebensmittel und Tissue. Rund 250 Mitarbeiter arbeiten für das Unternehmen, neben dem Hauptsitz in Hopsten gibt es einen Standort in den USA. Rund 5.000 Maschinen befinden sich weltweit im Feld.
Damit entspricht B&B in vielerlei Hinsicht dem Bild eines klassischen deutschen Maschinenbauers. Umso interessanter ist der Weg, den das Unternehmen beim Thema KI eingeschlagen hat.
Nicht jahrelang analysieren, sondern anfangen
Für Stefan Becker, Geschäftsführer bei B&B Verpackungstechnik, war spätestens 2025 klar, dass künstliche Intelligenz ein strategisch relevantes Thema wird. Insbesondere die zunehmende Diskussion rund um KI-Agenten machte deutlich, welches Produktivitätspotenzial in der Technologie steckt.
Die erste wichtige Entscheidung lautete deshalb nicht: Welches KI-Modell ist das beste? Sondern: „Wir haben einfach gesagt: Wir laufen jetzt los.“
B&B wollte nicht über Monate hinweg Tools vergleichen und versuchen, die technologische Entwicklung vorherzusagen. Denn gerade bei KI verändert sich der Markt nahezu täglich. Stattdessen entschied sich das Unternehmen relativ früh für eine Lösung und begann zu experimentieren. Becker beschreibt diesen Ansatz sehr treffend: „Einfach mal ins kalte Wasser springen und loslegen.“
Die Überzeugung dahinter: Die Technologie wird bleiben. Selbst wenn sich Modelle, Anbieter und Möglichkeiten verändern, ist die Erfahrung, die Mitarbeiter im Umgang mit KI sammeln, nicht verloren. Und gleichzeitig entsteht vom ersten Tag an Nutzen.
KI-Kompetenz bewusst im eigenen Unternehmen aufbauen
Eine zweite Entscheidung ist mindestens genauso interessant. B&B entschied sich bewusst dagegen, das Thema zunächst über externe KI-Berater aufzubauen. Stattdessen sollte die Kompetenz im eigenen Unternehmen entstehen.
Heute besteht das zentrale KI-Team unter anderem aus Mitarbeitern mit sehr unterschiedlichen Perspektiven:
- einem ehemaligen dualen Studenten, der Prozesse, Produkt und Vertrieb kennt,
- einer Mitarbeiterin aus dem HR-Bereich mit Schwerpunkt Kommunikation und Change,
- sowie Stefan Becker selbst als Vertreter der Geschäftsführung.
Gerade diese Mischung ist für Stefan Becker entscheidend. Denn KI-Einführung ist für ihn nicht primär ein IT-Projekt. Es geht gleichzeitig um Technologie, Prozesse, Kommunikation, Veränderungsbereitschaft und die Möglichkeit, Entscheidungen tatsächlich umzusetzen. Mittlerweile ist das Team auf 6 Personen angewachsen.
Stefan Becker ist überzeugt: „Die meisten Unternehmen haben diese Kompetenz irgendwo im Haus. Man muss nur die richtigen Leute identifizieren.“ Ein externer Berater kann Methoden und technisches Wissen einbringen. Die eigenen Mitarbeiter kennen dagegen Prozesse, Kollegen, Kunden, Produkte und die tatsächlichen Arbeitsweisen.
Und genau dieses Wissen ist entscheidend, wenn KI nicht nur demonstriert, sondern wirklich in die Organisation integriert werden soll.
„Wir wollen die Besten im Umkreis von 50 Kilometern sein“
Besonders bemerkenswert ist die Zielsetzung des KI-Teams. Als die beiden Mitarbeiter im Team Stefan Becker fragten, was eigentlich die Erwartung an ihre Arbeit sei, formulierte er spontan: „Wir wollen die Besten im Umkreis von 50 Kilometern sein.“
Das ist keine wissenschaftlich definierte KPI. Aber genau darin liegt die Stärke der Aussage. Jeder versteht, was gemeint ist: B&B möchte das Thema nicht halbherzig betreiben, sondern zu den Unternehmen gehören, die KI wirklich intensiv und produktiv einsetzen.
Der regionale Bezug ist dabei durchaus bewusst gewählt. B&B steht im regelmäßigen Austausch mit anderen Unternehmen und IT-Dienstleistern aus der Region. Dadurch lässt sich zumindest qualitativ einschätzen, wie weit andere Organisationen bereits sind.
Die Branche selbst spielt dabei eine geringere Rolle. Denn viele der Anwendungsfälle betreffen nicht die Verpackungsmaschine, sondern ganz normale Unternehmensprozesse – und damit Themen, die in nahezu jeder Branche existieren.
Von 50 Testanwendern zu 170 KI-Arbeitsplätzen
Der praktische Einstieg erfolgte mit einer internen KI-Plattform eines deutschen Anbieters. Über diese Plattform können Mitarbeiter unterschiedliche Unternehmensquellen nutzen, Informationen recherchieren, Dokumente erstellen und KI-Agenten aufbauen.
Gestartet wurde zunächst mit 50 Anwendern. Doch relativ schnell zeigte sich ein interessanter Effekt: Die Mitarbeiter erzählten untereinander von ihren Erfahrungen. Immer mehr Kollegen wollten ebenfalls Zugriff auf das System. Aus der Testphase entstand deshalb ein unternehmensweiter Rollout.
Mittlerweile verfügen rund 170 PC-Arbeitsplätze über Zugriff auf die Plattform. Rund 60 Mitarbeiter nutzen sie täglich. Der Chat mit der KI ist dabei allerdings nur der Einstieg.
Denn der eigentliche Mehrwert entsteht aus Sicht von Becker erst dann, wenn komplette Arbeitsabläufe verbessert oder automatisiert werden.
Der größte Nutzen entsteht nicht durch KI allein
Genau hier wird der Ansatz von B&B besonders interessant. Das Unternehmen kombiniert seine interne KI-Plattform mit der Automatisierungsplattform n8n. Damit lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren und nur an den Stellen KI einsetzen, an denen sie tatsächlich benötigt wird.
Becker formuliert einen wichtigen Punkt: „Wir bekommen heute Use Cases, weil jeder denkt: Das können wir jetzt mit KI lösen.“
Interessanterweise stellt sich anschließend häufig heraus, dass für das eigentliche Problem kaum KI notwendig ist. Viele der eingereichten Ideen sind schlicht Automatisierungsfälle. KI wirkt damit wie ein Türöffner. Mitarbeiter beginnen plötzlich, Arbeitsabläufe zu hinterfragen, die sie möglicherweise jahrelang als gegeben akzeptiert haben.
Und genau daraus entsteht ein zusätzlicher Nutzen.
Beispiel 1: Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten
Ein konkreter Anwendungsfall kommt aus dem Einkauf. Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen in unterschiedlichsten Formaten: als PDF, als E-Mail und teilweise sogar handschriftlich.
Darin befinden sich beispielsweise bestätigte Preise und Liefertermine, die anschließend ins ERP-System übertragen werden müssen. Bei umfangreichen Bestellungen können dabei hunderte Positionen entstehen. Bisher bedeutete das: manuelle Arbeit. Der neue Prozess sieht wesentlich einfacher aus.
Die Auftragsbestätigung wird an eine spezielle E-Mail-Adresse geschickt. Anschließend werden die Informationen automatisiert verarbeitet. An der notwendigen Stelle unterstützt KI bei der Interpretation der Inhalte, bevor die relevanten Daten in das ERP-System übernommen werden.
Aus manueller Dateneingabe wird damit ein weitgehend automatisierter Prozess.
Beispiel 2: KI unterstützt den internen IT-Support
Auch im internen Ticketsystem setzt B&B KI ein. Eingehende Supporttickets werden analysiert und priorisiert. Gleichzeitig erstellt die KI bereits einen Antwortvorschlag. Die endgültige Entscheidung bleibt zunächst beim IT-Team. Doch schon diese Teilautomatisierung spart Zeit.
Für Stefan Becker ist das ein wichtiger Grundsatz: „Man muss auch nicht immer alles bis zum Ende bringen. Die 80-Prozent-Lösung macht das Leben schon sehr viel einfacher.“
Nicht jeder Prozess muss sofort vollständig autonom funktionieren. Oft liegt der größte wirtschaftliche Nutzen bereits darin, einzelne zeitintensive Schritte zu reduzieren.
Automatisierung legt schlechte Prozesse offen
Eine der spannendsten Erkenntnisse aus dem Gespräch betrifft allerdings gar nicht unmittelbar KI. Denn sobald Mitarbeiter Prozesse zur Automatisierung vorschlagen, schaut sich das KI-Team diese Abläufe zunächst genauer an. Dabei entsteht regelmäßig eine überraschende Erkenntnis: Der Prozess sollte gar nicht automatisiert werden. Weil er schon vorher nicht sinnvoll aufgebaut war.
Stefan Becker beschreibt Situationen, in denen Mitarbeiter am Ende eines Prozesses mit viel manueller Arbeit Fehler korrigieren müssen, deren eigentliche Ursache viel früher liegt. Stammdaten wurden beispielsweise nicht sauber gepflegt oder Aufträge nicht korrekt angelegt.
Der Reflex lautet dann zunächst: Lasst uns die spätere Korrektur automatisieren. Die bessere Lösung besteht aber darin, den Fehler am Anfang des Prozesses zu beseitigen.
KI und Automatisierung werden damit zu einem Anlass, Prozesse grundsätzlich neu zu hinterfragen. Das ist möglicherweise einer der größten Effekte der gesamten Initiative.
Eine gute Wissensbasis wird plötzlich zum Wettbewerbsvorteil
B&B profitiert an dieser Stelle von einem Projekt, das bereits vor der eigentlichen KI-Initiative gestartet wurde. Das Unternehmen hatte viel Zeit in den Aufbau eines internen Wikis investiert. Prozesse und Wissen wurden dort strukturiert dokumentiert. Was zunächst klassisches Wissensmanagement war, wird im KI-Zeitalter zu einer wichtigen Grundlage.
Denn je besser Prozesse und Unternehmenswissen dokumentiert sind, desto besser lassen sich diese Informationen später durch KI nutzen. Der Aufbau einer sauberen Wissensbasis erweist sich damit rückblickend als strategisch wertvolle Vorarbeit.
KI ist auch ein Change-Projekt
Technisch funktionierende Lösungen allein reichen allerdings nicht aus. B&B hat deshalb früh untersucht, wie die Mitarbeiter dem Thema KI gegenüberstehen. Eine interne Umfrage zeigte vor allem zwei Wünsche: Kommunikation und Schulung.
Daraufhin entwickelte das Unternehmen ein umfangreiches Programm. Die Führungskräfte beschäftigen sich intensiv mit dem Thema und absolvieren Schulungen. Gleichzeitig gibt es Kick-off-Veranstaltungen in kleinen Gruppen, in denen erklärt wird, welche Strategie B&B verfolgt und wie KI genutzt werden soll.
Auch für die übrigen Mitarbeiter sind Schulungsprogramme vorgesehen. Dabei geht es nicht nur darum, Prompts zu lernen. Es geht vor allem darum, Unsicherheit abzubauen. Denn natürlich existiert auch bei B&B die Sorge, dass KI Arbeitsplätze verändern oder ersetzen könnte.
Die Botschaft der Geschäftsführung ist deshalb eine andere: KI soll Zeit schaffen. Zeit für bessere Arbeit.
Produktivität soll in Qualität investiert werden
B&B verfolgt mit der Produktivitätssteigerung nicht ausschließlich das Ziel, mit weniger Mitarbeitern dieselbe Arbeit zu erledigen. Die gewonnenen Kapazitäten sollen vor allem genutzt werden, um Qualität und Geschwindigkeit zu verbessern. Gerade im Sondermaschinenbau ist das ein relevantes Thema.
Fehler, die beispielsweise während einer Inbetriebnahme auftreten, können erhebliche Auswirkungen auf Projektlaufzeiten und Kundenzufriedenheit haben. Stefan Becker berichtet, dass KI heute bereits bei der Fehlersuche in Software eingesetzt wird.
Probleme, für deren Analyse früher teilweise Tage oder sogar Wochen notwendig waren, können in bestimmten Situationen inzwischen innerhalb weniger Minuten eingegrenzt werden. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und idealerweise zufriedenere Kunden.
Die Produktivität soll also nicht nur Kosten senken. Sie soll Wachstum ermöglichen.
Mitarbeiter müssen vor allem Veränderungsbereitschaft mitbringen
Interessant ist auch, welche Auswirkungen die Entwicklung auf zukünftige Mitarbeiterprofile haben könnte. Aktuell sucht B&B nicht grundsätzlich andere Fachkräfte als früher. Ein Kriterium wird allerdings wichtiger: Offenheit gegenüber neuen Technologien.
Stefan Becker geht davon aus, dass sich Arbeitsweisen zukünftig deutlich häufiger verändern werden. Der Arbeitsplatz, dessen Abläufe über zehn oder zwanzig Jahre nahezu identisch bleiben, dürfte immer seltener werden.
Mitarbeiter müssen deshalb bereit sein, ihre Arbeitsweise immer wieder neu zu hinterfragen. Technologische Veränderungsbereitschaft wird damit selbst zu einer wichtigen Kompetenz.
Was B&B heute anders machen würde
Große Fehlentscheidungen sieht Stefan Becker rückblickend nicht. Wenn er noch einmal rund 15 Monate zurückgehen könnte, würde er allerdings eines verändern: Er würde konsequenter vorgehen. Bestimmte Abteilungen würde er früher und aktiver einbeziehen. Ein Beispiel ist die Softwareentwicklung. Dort hat B&B seinen Entwicklern zusätzlich KI-basierte Coding-Werkzeuge zur Verfügung gestellt. Das Feedback nach kurzer Zeit beschreibt Becker als ausgesprochen positiv.
Seine Erkenntnis: Teilweise muss eine Geschäftsführung die Beschäftigung mit KI aktiv einfordern. Denn selbst dort, wo große Potenziale existieren, kann Skepsis verhindern, dass Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten von sich aus ausprobieren. Gleichzeitig darf der Wandel nicht ausschließlich über Druck erfolgen.
KI-Einführung ist auch Kulturwandel. Und Kultur braucht Zeit.
Warum der Mittelstand einen Vorteil haben kann
Oft wird Digitalisierung in Deutschland mit einem vermeintlichen Rückstand des Mittelstands verbunden. Das Beispiel B&B zeigt allerdings auch die andere Seite. Mittelständische Unternehmen können Entscheidungen häufig wesentlich schneller treffen als große Konzerne. Bei B&B fiel die strategische Entscheidung zur KI-Nutzung in einem kleinen Kreis der Geschäftsführung.
Keine jahrelangen Gremienprozesse. Keine komplexe konzernweite Abstimmung. Entscheiden, anfangen, ausprobieren.
Becker kennt aus seiner beruflichen Vergangenheit auch die Konzernwelt und sieht genau darin einen großen Vorteil des Mittelstands. Voraussetzung ist allerdings eine Geschäftsführung, die bereit ist, sich selbst mit neuen Technologien auseinanderzusetzen und Entscheidungen zu treffen. Fehlt diese Bereitschaft an der Spitze, hilft auch die Begeisterung einzelner Mitarbeiter nur begrenzt.
Erfolge sichtbar machen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist Kommunikation. B&B sucht bewusst nach erfolgreichen Projekten, setzt sie um und spricht anschließend darüber. Über Newsletter, interne Kommunikation und Aushänge werden konkrete Beispiele sichtbar gemacht. Das ist wichtig. Denn abstrakte Versprechen über KI verändern selten eine Organisation.
Ein Prozess, der einem Mitarbeiter jeden Tag 30 Minuten Arbeit spart, dagegen schon. Solche Leuchtturmprojekte schaffen Akzeptanz und führen dazu, dass weitere Mitarbeiter mit eigenen Ideen auf das KI-Team zukommen. Damit kann irgendwann ein selbstverstärkender Effekt entstehen.
Und wie sieht der Maschinenbau in fünf Jahren aus?
Für Stefan Becker steht fest, dass die Entwicklung gerade erst begonnen hat. Neben leistungsfähigeren KI-Modellen sieht er insbesondere in der Robotik großes Potenzial. Heute beschäftigt sich B&B beispielsweise mit Fahrerlosen Transportsystemen beziehungsweise AGVs zur Automatisierung von Produktionsabläufen.
In den kommenden fünf Jahren hält Becker aber auch den Einsatz humanoider Roboter im industriellen Umfeld für denkbar – beispielsweise bei der Bedienung von Maschinen. Parallel dürfte KI stärker in die Entwicklung der Maschinen selbst einfließen.
Welche Anwendungen daraus konkret entstehen, ist heute kaum vorhersehbar. Genau deshalb hält Becker es für so wichtig, heute bereits Kompetenz aufzubauen.
Die wichtigste Empfehlung: Entscheiden und anfangen
Was können andere mittelständische Unternehmen aus dem Weg von B&B lernen? Beckers Empfehlung ist erstaunlich einfach: Zunächst muss die grundsätzliche Entscheidung fallen, KI nutzen zu wollen. Danach braucht es ein zentrales Werkzeug, auf das Mitarbeiter zugreifen können. Es braucht Kommunikation und Schulung. Und schließlich braucht es Menschen im Unternehmen, die sich für das Thema begeistern und andere mitnehmen.
Das müssen nicht zwangsläufig neue Vollzeitstellen sein. Oft befinden sich die richtigen Personen bereits im Unternehmen. Menschen, die privat mit KI experimentieren, kleine Anwendungen bauen oder einfach neugierig sind. Genau diese Mitarbeiter können zu Multiplikatoren werden.
Vielleicht ist das die wichtigste Erkenntnis aus dem Gespräch mit Stefan Becker: Erfolgreiche KI-Einführung beginnt nicht mit der perfekten Technologie. Sie beginnt mit einer Entscheidung, mit neugierigen Menschen und mit der Bereitschaft, einfach anzufangen.
Über den Gesprächspartner
Stefan Becker ist Geschäftsführer der B&B Verpackungstechnik GmbH in Hopsten. Das Familienunternehmen entwickelt und produziert Beutel- und Endverpackungsmaschinen und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter. Neben dem Hauptsitz in Deutschland unterhält B&B einen Standort in den USA und verfügt über eine installierte Basis von rund 5.000 Maschinen.
Sie können Stefan Becker wie folgt erreichen:
- Tel: +49 5458 793-0
- Email: s.becker@bub-group.com
